6 cruciale factoren voor een succesvolle samenwerking

Een goed draaiende organisatie komt je niet zomaar aanwaaien. Zeker niet in of na het Corona tijdperk. Ook een middelgroot internationaal transportbedrijf (± 210fte) raakte in verval. Volgens het management van dit bedrijf voeren de medewerkers niet uit wat er van hen verlangd mag worden om klanten optimaal van dienst te zijn. Aan ons de opdracht om “even te helpen” met het rechtzetten van de ongewenste interne situatie.

Afgelopen week hebben we de evaluatie van dit leiderschapsproject met de opdrachtgever doorlopen. Aanvankelijk was de opdracht om alle medewerkers te laten inzien dat zij de basis van het bedrijf zijn en dat zij bepalend zijn voor het succes. Als je wijst naar iemand, wijzen er altijd drie vingers naar jezelf. Ook in dit geval was dat van toepassing.

Het werkelijk knelpunt zit hem in drie woorden: communicatie, samenwerking en vertrouwen. De oplossing die we hebben aangelegd is een traject geweest waarbij het managementteam intensief is begeleid met het bouwen van een goed personeelsinformatiesysteem, een personeelsplanning cyclus, een actief intern & extern communicatiebeleid (met bijbehorende instrumenten) en actualisatie van de management skills.

Communicatie na Corona tijdperk

De huidige economische en maatschappelijke ontwikkelingen omvatten eigenlijk een fundamenteler aspect, namelijk de organisatie ethiek van de onderneming als voorwaarde voor het kunnen vervullen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. Het is dan ook absoluut niet vanzelfsprekend dat uw onderneming gewoon weer optimaal gaat draaien, gaat renderen als voorheen.

Hoe moet je dat leiden dan weer leiden?

Maatschappelijke verantwoordelijkheid komt vanzelfsprekend voorbij. Ik ben ervan overtuigd omdat MVO relevante basisprincipes omvat die voor succesvol leiderschap van groot belang zijn. Keuning (2012) beschrijft in zijn boek Management en organisatie de woorden ‘maatschappelijke verantwoordelijkheid’ als ‘zingeving’.

We kunnen binnen de theorieën van Keuning (2012) het woord ‘zingeving’ teruglezen binnen de economische en maatschappelijke verantwoordelijkheden van een organisatie richting de stakeholders. Deze wordt volgens Keuning (2012) geborgd binnen de corporate governance.

Winkler (2015) beschrijft dat een organisatie eenzelfde morele verantwoording heeft als een natuurlijk persoon. Een organisatie kan je echter niet gelijkstellen aan een natuurlijk persoon. De medewerkers zullen verantwoording nemen voor rollen en taken die noodzakelijk zijn om de organisatie succes te laten hebben en haar maatschappelijke verantwoording te kunnen vervullen. Hiertoe gaat men verplichtingen aan die voortkomen uit taakstellingen en bevoegdheden. Samenwerking is een noodzakelijke voorwaarde om als bedrijf te kunnen overleven. Om samenwerking goed te laten functioneren is vertrouwen onmisbaar.

Winkler (2015) geeft zeer goed weer wat de kernelementen zijn voor het nastreven van een gezonde organisatie ethiek zijn: Vertrouwen, samenwerking en communicatie. Hieronder geef ik deze aspecten weer in relatie tot elkaar.

  1. Goede interne en externe communicatie waardoor er continu gebouwd wordt aan geloofwaardigheid.
  2. Goede interne en externe samenwerking wat tot gevolg moet hebben dat er gebouwd wordt aan vertrouwen.
  3. Het verworven vertrouwen moet leiden tot een goed imago.
  4. Het goede imago moet leiden tot een goede reputatie.

Keuning (2012) hanteert een wat formelere uitspraak; de verantwoording tot zingeving van een organisatie is de samenhang van diverse economische aspecten waar een organisatie aan moet voldoen.

Kortom: Geen enkele organisatie kan de problemen in zijn eentje oplossen. Samenwerken is dan ook de sleutel naar de oplossing. Daar zit nu de crux, want goede communicatie is niet altijd vanzelfsprekend.

Doel

Het doel van samenwerken is samen meer bereiken dan ieder afzonderlijk. Een gezamenlijke bril om naar de samenwerking te kijken biedt dan uitkomst (reflecteren, de plussen en minnen in beeld te krijgen en de samenwerking verbeteren).

  1. Gezamenlijke ambitie
  2. Belangen voor iedereen aan tafel (respect)
  3. Goede verstandhoudingen en relaties
  4. Goede organisatie communicatie
  5. Heldere en geaccepteerde processen

Het komt toch regelmatig voor dat collega’s elkaar niet begrijpen. Of ze snappen niet waarom een collega zo uitzonderlijk reageert. Ze kunnen elkaars gedachten niet volgen. Samenwerken blijkt steeds weer niet zo eenvoudig. Toch wordt dit wel vereist in een baan. Sterker nog, er wordt van je verwacht dat je een ideale collega bent om mee samen te werken! Hoe bereik je dit? Lees in dit artikel de belangrijkste tips voor een betere samenwerking.

Het blijkt dat er 6 factoren cruciaal zijn voor een succesvolle samenwerking in een team.

1. Heldere doelstellingen

Het lijkt logisch! Een inkoppertje denk je, maar hoe duidelijk zijn de doelstellingen nu echt voor iedereen? Het hebben van een duidelijk omschreven doelstelling, het streven naar een concreet resultaat, dat is wat het team zin en identiteit geeft. Zorg er dan ook voor dat iedereen weet waar de doelstellingen te vinden zijn.

Werkbare doelen zijn duidelijk, realistisch, meetbaar, zinvol en ze worden gedeeld door de teamleden. De teamleden moeten zich eigenaar van het doel voelen en er volledig achter kunnen staan. Zo wordt een goed doel dus ook ‘gedragen’.

2. Gezamenlijke verantwoordelijkheid

Dit betekent dat ieder lid van het team aan de anderen is verbonden. In teamverband kun je niet meer als individu winnen: het team wint. Persoonlijke belangen worden afhankelijk van het teambelang.

Wanneer iedereen leert om iets van het eigen streven los te laten, kan er saamhorigheid ontstaan. Gezamenlijke verantwoordelijkheid betekent dat iedereen invloed heeft in het team, zowel op het eindresultaat (wat) als op de besluitvorming en de werkwijze (hoe).

Daadwerkelijk invloed kunnen hebben op uw keuzes als ondernemer vormt de enige factor waardoor teamleden werkelijk betrokken raken en zich committeren aan het teamdoel.

Het delen van verantwoordelijkheden betekent dat men niet meer achter een ander kan verschuilen. Loyaliteit aan elkaar is een essentiële voorwaarde. Voor elkaar in staan en niet de ander de kastanjes uit het vuur laten halen. Daarom moet ieders betrokkenheid volkomen duidelijk zijn.

Samen iets voor elkaar krijgen kan zeer bevredigend zijn. Iedereen kent wel dat plezierige gevoel wanneer je met een groepje anderen een mooi resultaat hebt neergezet. Echte teamgeest is iets waar velen de lol van inzien. Jammer genoeg is teamgeest (zoals het woord al zegt) iets dat ongrijpbaar en onmaakbaar lijkt. Het is magie die niet kan worden afgedwongen maar wel gevoed moet worden. Het teammodel van Tuckman is een goed werkende methode.  Als er wordt voldaan aan een aantal randvoorwaarden kan teamgeest zich wonderlijk ontwikkelen.  Het gezamenlijk maken van verantwoordelijkheid is er één van.

3. Open communicatie

Communicatie is een vanzelfsprekende eigenschap van mensen, maar goede communicatie is niet eenvoudig. Binnen bedrijven is dit dan ook een van de meest voorkomende aspecten waar bedrijven falen. Wanneer er geen goede interne bedrijfscommunicatie methode en instrumenten zijn, er geen goede personeelsplanning cyclus aanwezig is, voldoet het bedrijf niet aan randvoorwaarden om een goed en succesvol team op te bouwen.

Open Communicatie is dé smeerolie in het team. Zonder uitwisseling van gedachten en informatie tussen teamleden is er geen mogelijkheid voor samenwerking. Bij Open Communicatie hebben teamleden met een zeker gemak en een zekere regelmaat contact met elkaar. Misverstanden en onbegrip zijn aan de orde van de dag met alle gevolgen van dien: inefficiëntie, conflicten, wantrouwen. Omdat teamleden van elkaar afhankelijk zijn, worden de effecten van dit onheil nog eens fors versterkt.

De meeste conflicten ontstaan door gebrekkige communicatie. Het is voor veel mensen moeilijk om precies te zeggen wat je van de ander verwacht en wat je ergens van vindt. Het is dan gemakkelijker om niet met elkaar, maar over elkaar te praten in plaats van omgekeerd. Directe en eerlijke communicatie is een vereiste. Enerzijds vraagt dit om openheid: hiermee deel je informatie die alleen jou bekend is. Je neemt je teamgenoten dus mee in jouw motieven, ideeën, wensen en onzekerheden. Hierdoor leer je elkaar kennen en wordt het vertrouwen vergroot. Anderzijds is feedback nodig: hiermee maakt de ander bij jou duidelijk wat hem bekend is maar jou niet. Hij geeft dus informatie over je ‘blinde vlek’. Het geven en ontvangen van goede feedback is erg moeilijk.

4. Wederzijds respect

Een van de grote voordelen van het werken in teamverband is het feit dat ieder teamlid verschillende eigenschappen, vaardigheden en deskundigheden meebrengt. Om de verschillen in het team te kunnen benutten, moeten teamleden niet alleen inzicht hebben in elkaars talenten en beperkingen, maar deze ook respecteren en waarderen. Zolang iemand zich naar eigen kunnen inzet, verdient hij waardering voor zijn prestaties. In het team heb je elkaar allemaal nodig. Aan de operatietafel is het werk van de chirurg even essentieel als dat van de assistent. Erkenning voor ieders bijdrage is dus geboden.

5. Flexibel aanpassen

Op een gegeven moment loopt de organisatie lekker, is de samenwerking goed en ligt iedereen op schema. En dan? Dan verandert er natuurlijk iets. Dan gebeurt er iets waardoor de huidige werkwijze niet meer in het oorspronkelijke plaatje past. Zowel in het team als in de omgeving zullen belangrijke wijzigingen plaatsvinden. Een klant wil een ander product, of wil het eerder. Een teamlid wordt ziek of vindt een andere baan. Er komt een interne verhuizing, het netwerk gaat uit de lucht, leveranciers zijn te laat of er raakt iets zoek. Op zo’n moment wordt een cruciale eigenschap van het team op de proef gesteld: flexibiliteit.

Een goed team heeft het vermogen om zich voortdurend aan te passen aan de omstandigheden. Wanneer dit niet het geval is, zal het team ‘nee’ moeten verkopen aan klanten, raakt het bij een geringe tegenslag achter op schema en vertraagt de ontwikkeling. Zie een dergelijke situatie als een test op de samenhorigheid van het team. Juist dan moet je samen kijken welke stappen genomen moeten worden in de veranderde situatie. Alleen door flexibiliteit van iedereen kan het gezamenlijke doel alsnog worden behaald. Dus wellicht moeten er juist regelmatig veranderende situaties zich aandienden om een supersterke teamband te creëren?

6. Initiatief tonen

Misschien had dit wel punt 1 moeten zijn als het gaat om de succesfactoren. Er moet toch een niveau van intrinsieke wil zijn in de samenwerking. Toon dit dan ook!  Initiatief tonen betekent dat de teamleden daden aan woorden koppelen. Dat ze actief zijn in plaats van passief en dat ze uit eigen beweging dingen oppakken. Niemand heeft iets aan een goed idee als het niet wordt uitgesproken. Verantwoordelijk zijn betekent dat je niet alleen problemen waarneemt, maar dat je ook tot handelen overgaat. Initiatief tonen is verder kijken dan je taakomschrijving lang is.

Een cultuur waarin gemakkelijk initiatieven worden genomen, bevordert de spontaniteit en daarmee de creativiteit van het team. In zo’n omgeving wordt maximaal gebruik gemaakt van alle aanwezige talenten en worden verschillen optimaal benut. Door initiatieven te nemen, bewijst het teamlid dat het hem ernst is. Dat hij niet alleen met de mond belijdt dat teamwerk belangrijk is, maar dat hij bereid is tot actie over te gaan. Dus, leg je ideeën en plannen openlijk op tafel en wees niet bang om de reacties daarop te ontvangen. Daar leer je alleen maar van.

Let op valkuilen

Tot slot, niet iedereen waardeert dezelfde eigenschappen of kwaliteiten in een collega en al helemaal niet in dezelfde mate. Toch zijn er een aantal ongeschreven regels die op elke werkvloer gelden. Belangrijkste: sta open voor een ander. Let daarbij dan op de volgende valkuilen:

  1. Vergeet niet te luisteren. Vaak vertelt iemand iets alleen omdat hij zijn verhaal kwijt wil.
  2. Spreek iemand niet ten overstaan van anderen aan op een foutje, neem hem even apart.
  3. Blijf altijd jezelf!
Geplaatst in Uncategorized en getagd met , , , , , , , , , , , , .